3 consejos para ahorrar tiempo en tu consultorio

En la actualidad es común no tener tiempo. Entre el trabajo, casa, familia se hace difícil llegar a todo pero en la mayoría de los casos se debe a una mala gestión y a no aprovechar las bondades actuales que nos da la tecnología para ahorrar tiempo en tareas, aumentar nuestra productividad y así dedicar tiempo en otras actividades que deseemos.

A los profesionales de la salud una de las labores que más nos quita tiempo al día es la gestión de citas, sabias que si tu o tu asistente dedica 4 minutos por cada paciente que llama para agendar o confirmar una cita, si se atiende 25 al día:

· Son 100 minutos al día o 36.6 horas al mes.
· Costo aproximado de $145/mes o $1.740 al año solo en secretaria, sin incluir costo de las llamadas, internet, etc. Si esta labor la llevas tu obviamente es mayor.

Ahorra tiempo y costo haciendo uso de la tecnología con los siguientes consejos:

1. Pide a tus pacientes que te reserven online: 

así te quitaras esta tarea y tus pacientes lo harán por ti y podrán hacerlo a cualquier hora y día ya que estará disponible esta opción 24/7 todos los días así no habrá la excusa de que no contestaste el teléfono o respondiste el chat. ¿Cómo hacerlo? si tienes una web y no cuentas con esta opción pide a un programador que te la habilite o usa una Herramienta de Calendario de Citas.

2. Recordatorio automático: con al ajetreo diario hay veces que a nosotros o los pacientes se le olvidan las cosas,  por lo tanto pon a trabajar a la tecnología para ti, trata de que el sistema que uses para reserva de citas tenga notificaciones de recordatorio automático vía email o SMS para tus pacientes y para ti. De esta forma será menos probable que se olviden y ya no tendrás que tu o tu asistente estar confirmando citas con todo el tiempo y gasto que conlleva, otra tarea y tiempo que ganas para dedicar a otra cosa 🙂

3. Usa un sistema integral que incluya todo: para ahorrar tiempo es recomendable hacer uso de un sistema integral que incluya todo lo necesario para la gestión de tu consultorio (Agenda de Citas, Historia Clínica, Facturación) en un solo lugar, hay veces que usamos distintas herramientas (word, excel, formularios en papel, google calendar) y eso hace que perdamos más tiempo, si usas un sistema del sector salud que tenga todas esas herramientas integradas en un solo lugar ganaras más tiempo por lo siguiente:

3.1. En la agenda de citas cada vez que agregues una cita gracias a la tecnología el sistema te puede guardar los datos de tus pacientes (esto puede tomar 1min aprox por cada cita la primera vez que agendas) y por lo tanto la segunda vez que agregues una cita al sistema del mismo paciente ya sus datos están guardados no tendrás que pedírselo de nuevo y se autorellenan en la agenda de citas y con esto ahorraras 40 segundos por cada cita agendada. Y si el paciente te reserva online como recomendamos en el primer consejo de este artículo este tiempo se ahorra por completo.

3.2. Cuando estas en consulta y vas a tomar la Historia Medica de tu paciente, si usas un sistema integral, ya tendrás los datos básicos completados (nombres, datos de contacto y más) sin tener que perder tiempo pidiendo esta información, solo agregaras los datos de la consulta acortando de esta forma el tiempo de las mismas.

3.3. Cuando termina la consulta y vas a facturarle en el mismo sistema podrás generar la factura de forma rápida con un diseño profesional y se registra automáticamente el ingreso en el sistema contable para no perder el control de tus ingresos con la prestación de tus servicios.

3.4. Recomendamos que el sistema cuente con una APP Móvil así podrás monitorear tus citas y no perderás tiempo en llamadas a tu asistente para saber que citas tienes hoy o buscando en la agenda física.

Con estos consejos estamos seguros que ahorraras tiempo y costo considerable al día que podrás dedicar a otras tareas y así aumentar tu productividad y calidad de vida, te invitamos a ponerlos en práctica y a usar herramientas como SaludVitale que cuenta con todos los beneficios y más mencionados en este artículo.